En este artículo usted tiene una guía general, para llevar a cabo de manera exitosa el proceso de inicio desde cero para cargar información inicial, con corte a una fecha específica.
En forma general los pasos son:
- Definir una fecha de corte e inicio del nuevo sistema
- Preparar las plantillas de clientes, proveedores, productos e inventario, con datos actualizados a la fecha de inicio
- Previamente tener coordinado con el asesor el soporte disponible para el proceso de inicio
- Luego que se carga la información deberá verificar este todo correcto y continuar con las configuraciones adicionales que debe realizar como: crear bancos, tarjetas, cajas, usuarios, empleados, cuentas contables, bodegas, etc.
Luego de definir las fecha, puede bajar las siguientes plantillas y completarlas (Aquí se descarga un archivo en formato comprimido Winzip)
La información que usted puede cargar al sistema mediante plantillas es :
- Clientes: Listado de clientes antiguos de su sistema anterior, saldos por cobrar de facturas de ventas o saldos de anticipos
- Información general del cliente
- Cartera por Cobrar
- Cheques por Cobrar
- Anticipos de Clientes.
- Proveedores: Listado de proveedores antiguos de su sistema anterior, saldos por pagar de facturas de compras o saldos de anticipos a proveedores
- Información general del proveedor
- Cartera por Pagar
- Cheques por Pagar
- Anticipos de Proveedores.
- Productos: Listado de productos y cantidades iniciales pre-existentes.
- Información de productos (códigos, siglas, unidad de inventario, costo inicial, códigos de proveedores (2))
- Unidades
- Stock inicial
- Niveles de precios
- Precios
- Cantidades pendientes por entregar por cliente
- Cantidades pendientes por recibir de proveedores
Recomendaciones:
- Notificarnos mediante un ticket que usted requiere comenzar desde cero, y empezar con un sistema en blanco, completamente nuevo, o enviarnos un correo a soporte@solucionesdigitaleseva.zendesk.com si previamente ya se ha registrado y activado su cuenta.
- Tener claridad del proceso junto con su equipo de trabajo, para tener actualizadas las plantillas con toda la información requerida. Lo que no esta en las plantillas y requieran subir al sistema deberán realizarlo uno a uno.
- Cumplir con las fechas cortes para evitar re-procesos y carga adicional de trabajo.
Luego del proceso de migración, usted debe revisar:
- La información que se subió en el nuevo sistema con la información de las plantillas coincida en sus totales y cantidades.
- Verificar stock
- Crear cuentas contables adicionales y sus saldos, para poder registrar el primer asiento contable inicial ( el proceso tomará automáticamente los saldos cargados en las plantillas)