Lo que va aprender:
- En este articulo, va a conocer como realizar el procedimiento para ingresar una factura de compras a través del archivo XML.
- Ingresar el código del proveedor en a ficha del producto.
En el sistema EVA, es posible realizar el ingreso de facturas electrónicas de sus proveedores de forma automatizada, evitando el ingreso manual de productos, cantidades y otros datos.
El proceso para poder ingresar facturas de compras electrónicas es:
Opción 1: Configurando el código de proveedor en la ficha del producto.
1.- Tener configurados los códigos de su proveedor a sus productos o gastos
Para realizar esta configuración debemos conocer el código del proveedor para el producto, esto lo podemos visualizar en el RIDE
En el ejemplo vemos que el producto CEMENTO HOLCIM TIPO UTKA SACO 50KG 640 sacos tiene configurado el código 10071259 de una factura del proveedor Construmercado.
Ahora buscamos en nuestro catálogo este producto, si no tenemos el producto procedemos a crearlo:
Luego de tener el producto creado en nuestro catálogo, procedemos a asignarle el código de nuestro proveedor a nuestro producto, esto lo realizamos en la pestaña Proveedores, buscamos el proveedor y asignamos el código:
Guardamos el producto y de esta manera tenemos ya configurado el código de nuestro proveedor en nuestro producto
2.- Descargar la o las facturas electrónicas que se desean procesar
Estas facturas las podemos obtener desde el portal del SRI, desde el portal de nuestro proveedor o desde la opción Carga de Documentos Masivas en el sistema EVA.
Debemos tener estos documentos guardados en una carpeta de nuestro computador
3.- Procesar la factura en el sistema
Ingresamos a la opción 2315 - Ingreso de facturas electrónicas
Damos clic en Seleccionar archivo y buscamos la factura de nuestro proveedor que deseamos cargar y damos clic en Cargar archivos seleccionados, el sistema nos mostrará un mensaje indicando si se pudo leer la información:
En este ejemplo la factura cargó correctamente y se encuentra lista para procesar:
Los datos que se deben seleccionar son:
Tarjeta crédito: En caso de que la compra se haya realizado con tarjeta de crédito
Vencimiento de Pago: Fecha de Vencimiento de pago de la factura.
Sustento tributario: Información tributaria que se debe seleccionar según lo comprado
Unidad de Compra: El sistema asume que la cantidad viene en la unidad de compra predeterminada, sin embargo es posible cambiar esto, si se realiza cambios de unidad se debe dar clic en Guardar cambios detalles factura.
Luego de ingresar la información finalizamos el proceso dando clic en Guardar Facturas Electrónicas
4.- Vincular Órdenes de Compra al cargar las facturas electrónicas (Desde la versión 1.07.00)
Para poder vincular una orden de compra al subir una factura electrónica, es necesario que en el XML que emita el proveedor se coloque el número de la orden de compra en el tag campoAdicional con el valor Aprobación:
<campoAdicional nombre="Aprobacion">OC-01</campoAdicional>
Lo que hará el sistema en el ejemplo es buscar una orden de compra con el secuencial OC-01 y si existe la marcará como facturada