Objetivo
- Dominar el procedimiento para ingresar una factura de compras a través del archivo XML.
- Configurar el código del proveedor en el producto.
- Reducir errores humanos al ingresar datos del productos, precios y cantidades, evitando inconsistencias contables y fiscales.
- Ahorrar tiempo, eliminando la necesidad de transcribir manualmente cada factura.
- Agilización de proceso contable, con la clasificación automática de gastos y la asignación a las cuentas contables.
- Tener la información en tiempo real para la toma de decisiones, para analizar costos, negociar con proveedores, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones estratégicas.
Nota: Para registrar el Código de Proveedor del Gasto, dar clic en el Link.
Nota: Para registrar el Código de Proveedor en el Producto, dar clic en el link.
Instructivo con el paso a paso - Ingreso de factura de Compras con XML - EVA Sin Centro de Costo
Instructivo con el paso a paso - Ingreso de factura de Compras con XML - EVA Con Centro de Costo
1) Diríjase al menú lateral izquierdo, al Módulo: Compras - 1 Compras - Factura Electrónicas - 2315.
ó diríjase al menú superior al Módulo: Compras - Documentos Electrónicos - Factura Compra.
2) Se apertura la pestaña con el nombre 2315 - Ingreso de Facturas Electrónicas.
3) Para Vincular Órdenes de Compra al cargar las facturas electrónicas (Desde la versión 1.07.00)
Para poder vincular una orden de compra al subir una factura electrónica, es necesario que en el XML que emita el proveedor se coloque el número de la orden de compra en el tag campoAdicional con el valor Aprobación:
<campoAdicional nombre="Aprobacion">OC-01</campoAdicional>
Lo que hará el sistema en el ejemplo es buscar una orden de compra con el secuencial OC-01 y si existe la marcará como facturada
4) En esta sección podrá cargar los archivos XML de las facturas de compras:
- Dar clic en el botón Seleccionar archivos. Escoger los archivos XML que desea leer.
- Dar clic en el botón Cargar archivos.
Nota: Puede descargar las facturas electrónicas con los archivos XML desde el SRI, Portal de Compras Disensa ó el Proveedor envía los XML.
5) Cada vez que de clic en el botón Cargar Archivos, va a leer el contenido de los archivos XML e indicar el estado de cada factura.
6) El cuadro de texto, detalla la siguiente información:
- Número de Facturas en Archivos Cargados: Es el número de documentos XML fueron cargados.
- Número de Facturas para Procesar: Es el número de documentos XML que no presentan novedad y que puede seleccionar el Sustento Tributario y Guardar la Factura.
- Número de Facturas No Procesadas: Es el número de documentos XML que presentan novedades y que debe revisar. En la parte inferior detalla la novedad y puede pegar en el bloc de notas el resumen. Si no tiene Código de Proveedor Configurado y el Producto Existe o el Producto No Existe, dar clic en el Link.
- Número de Facturas Ingresadas con Anterioridad: Es el número de documentos XML que ya se encuentran registrados en el sistema. Se detallan los números de facturas en la parte inferior.
7) Recuerde seleccionar los siguientes campos:
- Tarjeta de Crédito: Le permite seleccionar la tarjeta de crédito, en caso pague con caja chica o dejar el casillero blanco si pagó en efectivo o si aún no desea registrar el pago.
- Sustento Tributario: Le permite seleccionar el sustento según el tipo de producto.
- Unidad de Compra: Permite visualizar la unidad de compra del producto. Para mayor información dar clic en el Link.
Nota: Luego de grabar la factura y si el costo sube, se abre una ventana informando cuales serán los nuevos precios de ventas en los diferentes niveles de precios activos. Para mayor información dar clic en el link.
Ingreso de Factura Electrónica con Centro de Costo
1) Diríjase al menú lateral izquierdo, al Módulo: Compras - 1 Compras - Factura Electrónicas - 2315.
ó diríjase al menú superior al Módulo: Compras - Documentos Electrónicos - Factura Compra.
2) Se apertura la pestaña con el nombre 2315 - Ingreso de Facturas Electrónicas.
3) Para Vincular Órdenes de Compra al cargar las facturas electrónicas (Desde la versión 1.07.00)
Para poder vincular una orden de compra al subir una factura electrónica, es necesario que en el XML que emita el proveedor se coloque el número de la orden de compra en el tag campoAdicional con el valor Aprobación:
<campoAdicional nombre="Aprobacion">OC-01</campoAdicional>
Lo que hará el sistema en el ejemplo es buscar una orden de compra con el secuencial OC-01 y si existe la marcará como facturada
4) En esta sección podrá cargar los archivos XML de las facturas de compras:
- Dar clic en el botón Seleccionar archivos. Escoger los archivos XML que desea leer.
- Centro de Costo: Muestra el nombre del Centro de Costo donde se van asignar la carga de los archivos XML, Si desea cambiar el Centro de Costo dar clic en la lista y seleccionar.
- Dar clic en el botón Cargar archivos. Si carga varios archivos XML se van a cargar en el mismo de Costo.
Nota: Puede descargar las facturas electrónicas con los archivos XML desde el SRI, Portal de Compras Disensa ó el Proveedor envía los XML.
5) Cada vez que de clic en el botón Cargar Archivos, va a leer el contenido de los archivos XML e indicar el estado de cada factura.
6) El cuadro de texto, detalla la siguiente información:
- Número de Facturas en Archivos Cargados: Es el número de documentos XML fueron cargados.
- Número de Facturas para Procesar: Es el número de documentos XML que no presentan novedad y que puede seleccionar el Sustento Tributario y Guardar la Factura.
- Número de Facturas No Procesadas: Es el número de documentos XML que presentan novedades y que debe revisar. En la parte inferior detalla la novedad y puede pegar en el bloc de notas el resumen. Si no tiene Código de Proveedor Configurado y el Producto Existe o el Producto No Existe, dar clic en el Link.
- Número de Facturas Ingresadas con Anterioridad: Es el número de documentos XML que ya se encuentran registrados en el sistema. Se detallan los números de facturas en la parte inferior.
7) Recuerde seleccionar los siguientes campos:
- Tarjeta de Crédito: Le permite seleccionar el pago con tarjeta de crédito ó pago con caja chica, en caso pague en efectivo dejar el casillero blanco.
- Sustento Tributario: Le permite seleccionar el sustento según el tipo de producto.
- Unidad de Compra: Permite visualizar la unidad de compra del producto. Para mayor información dar clic en el Link.
Nota: Luego de grabar la factura y si el costo sube, se abre una ventana informando cuales serán los nuevos precios de ventas en los diferentes niveles de precios activos. Para mayor información dar clic en el link.
Consultar Diario Contable de la Factura Electrónica con Centro de Costo
1) Diríjase al menú superior al Módulo: Compras - Consultas - Facturas.
2) Se apertura una ventana con el nombre Listado de Compras de Bienes y Gasto. Dar doble clic sobre la factura de Compras.
3) Se visualizar la factura con el nombre de la ventana 2310 - Compra de Bienes y Gastos.
4) Dar clic en el vinculo Movimientos Contables.
5) Se apertura la ventana Comprobante Contable, donde se visualiza la asignación de la cuenta contable con Centro de Costos.