En este artículo se muestra la forma de subir sus facturas electrónicas de compras en el sistema EVA ERP. Adicional si no está registrado el producto en inventario, lo puedes realizar de una forma muy sencilla mediante la nueva función de creación de productos.
Objetivo
- Carga de facturas electrónicas de nuestros proveedores, mediante el archivo XML.
- Crear productos en el inventario no registrados en el sistema.
Para ingresar una factura electrónica mediante el archivo xml, seleccione en el menú superior o cinta el módulo Compras - Documentos Electrónicos - Factura de compra:
Se muestra la pantalla de ingreso de facturas electrónicas, previamente usted descargue los archivos xml correspondiente a las facturas que va ha ingresar en Eva ERP, usted puede tener acceso a estos archivos mediante:
- Portal web de su proveedor
- Correo electrónico
- Descargar documentos desde el portal del SRI
Los debe almacenar en su computador, en una carpeta de windows para luego seleccionar los que vaya a subir al sistema:
Ventana de Ingreso de facturas electrónicas, se pueden cargar facturas de productos o gastos.
El primer paso para iniciar con la carga de documentos electrónicos , debe dar clic en el botón 
la cual abre una nueva venta para que usted seleccione los archivos xml, buscando la carpeta en la que se almacenaron o descargaron.
Usted puede seleccionar un archivo o un grupo de archivos para cargar al sistema, al finalizar la selección de clic en el botón Abrir, llenando el listado de archivos en la ventana de Eva ERP:
Continuando con el proceso, debe dar clic en el botón 
en este momento el sistema comenzará con la validación de los documentos a subir al sistema:
- Facturas correspondan al RUC configurado en el sistema
- Estructura del archivo XML
- Documentos ingresados con anterioridad
- Proveedor registrado en el sistema
- Productos estén creados en el sistema y tengan asociado el código de proveedor en la ficha
Al terminar las validaciones muestra un cuadro de resumen con las validaciones correspondientes:
Podemos ver:
- Archivos seleccionados para subir al sistema
- Facturas para procesar
- Facturas con errores a revisar
- Facturas no procesadas
- Facturas ingresadas con anterioridad
Si usted tiene documentos en la pestaña "Facturas a revisar", uno de los motivos principales por el cual documentos se reflejan aquí, es porque no están creados los productos, para este caso de clic en el botón 
Para crear los productos, nos muestra la siguiente tabla:
En este listado usted puede escoger los datos principales del producto, estos son:
- Código interno del producto
- Descripción del producto
- Clasificación
- Códigos de barras
- Unidad de inventario
- Marca
- Costos
- Peso y volumen
Al registrar y verificar los datos de los productos, de clic en el botón Guardar 
, los productos se registrarán en el inventario del sistema.
Observación: Este paso aplica únicamente a los productos. Pronto estará disponible para gastos.
Finalmente, luego de cargar los archivos xml y crear los productos nuevos, revise la pestaña Facturas a procesar:
Ya en esta pantalla el sistema está listo para cargar las facturas, en una última revisión debe verificar los datos de la factura, productos, costos y debe seleccionar:
- Tarjeta de crédito
- Vacío: Pasar a cartera por pagar proveedores
- Caja Chica
- Tarjeta de crédito
- Sustento tributario: seleccionar el código según la naturaleza de la factura, compra de productos o declaración de gastos.
- Verificar las unidades de compra de los productos
Revisado los pasos detallados anteriormente, procede a dar clic en el botón 
Nueva funcionalidad: A partir de la versión 1.17.00, se añade el campo comentario al subir facturas de compra electrónicas y al cargar facturas de compra electrónicas, permite asignar código de proveedor a un producto del listado de inventario.
Si se ingresa una factura de compra y tiene productos que no tengan asignado el código de proveedor:
- Debe dar click en la pestaña "Facturas a revisar".
- Luego en "Gestión de Productos".
Se abre la siguiente ventana:
- Aquí seleccione el producto y luego de click en el botón "Asignar Producto Existente".
- En el cuadro agregar la descripción del producto del listado de inventario para asociarlo con el código de proveedor:
Finalmente seleccionado el producto, de clic en el botón Asignar.
Realizado exitosamente la asignación con todos los productos que no tenían asignado el código de proveedor, cargue nuevamente la factura electrónica e ir a la pestaña "Facturas a procesar".
Adicional en el cuadro de datos de factura, junto a la selección de sustento tributario, se agrega un nuevo campo para agregar comentario de la factura.
