En este manual podemos configurar, secuencia de documentos, anulación de documentos, tipos de proveedores, proveedores y gastos.
Pregunta
- Cómo verificar las secuencias de documentos
- Cómo verificar los tipo de Proveedores
- Cómo verificar los proveedores
- Cómo verificar los gastos y otros Egresos.
Pasos para ingresar para verificar las secuencias de documento de compras en Facturación Electrónica.
Paso 1: Debe de cambiarse a la caja de facturación electrónica.
Paso 2: Para acceder a esta opción acceder desde el menú dinámico:
Compras--> Configuración-->Secuencia de Doc.Compra
Paso 3: En esta opción el sistema nos muestra un listado de documento que dentro de las compras podemos emitir.
Paso 4: Para poder iniciar o configurar la secuencia numérica de cualquier documento de compra, solo tenemos que darle doble clic en la columna que queramos modificar, y tener en cuenta que:
- Último número de documento de liquidación de compras que se ha generado
- último número de retención de compras que ha generado
Paso 5: También podrá imprimir la secuencia de documentos
Pasos para ingresar para verificar las secuencias de documento de compras en Facturación Física.
Paso 1: Debe de cambiarse a la caja general
Paso 2: Para acceder a esta opción acceder desde el menú dinámico:
Compras--> Configuración-->Secuencia de Doc.Compra
Paso 3: En esta opción el sistema nos muestra un listado de documento que dentro de las compras podemos emitir.
Paso 4: Para poder iniciar o configurar la secuencia numérica de cualquier documento de compra, solo tenemos que darle doble clic en la columna que queramos modificar, y tener en cuenta que:
Ingresar la información de izquierda a derecha, desde la columna Num. Autorización hasta la columna Num. Inicial, para cada registro de la columna Descripción.
- Ingresar el número de autorización según corresponda el caso.
- La fecha de validez tiene que ser mayor a la fecha de inicio (modificar solo la fecha “números”, no eliminar el formato de ingreso).
- Verificar el número de final y el número inicial de los documentos a emitir.
- Ingresar el ultimo número impreso.
Paso 5: También podrá imprimir la secuencia de documentos
Pasos para configurar los tipos de proveedores.
Paso 1: Ir al menú dinámico: Compras--> Configuración--> Tipo de proveedores.
Paso 2: Dentro de esta opción, el sistema permitirá crear un tipo proveedor. El campo obligatorio es descripción.
Paso 3: Para poder crear un nuevo tipo de proveedor debemos realizar el siguiente proceso:
- Damos clic en NUEVO TIPO DE PROVEEDOR.
- Ingresamos el nombre del tipo de proveedor en la casilla de descripción.
- Podemos editar las siglas de nuestro nuevo tipo de proveedor, sino el sistema nos sugiere uno por default.
- En la sección de Cuentas contables, podremos seleccionar una cuenta contable específica para dicho tipo de proveedor, caso contrario el sistema escogerá la cuenta general o la integrada.
- Verificar los datos, y si esta correcto damos clic en el botón GUARDAR.
Pasos para consultar o editar proveedores.
Paso 1: Ir al menú dinámico: Compras--> Configuración--> Proveedores.
Paso 2: Se apertura una ventana mostrando el listado de proveedores que tiene almacenados en el sistema.
De forma predeterminada aparecerán los proveedores que se encuentran activos.
Paso 3: Para registrar un nuevo proveedor, debemos dar clic en el botón Nuevo. Y aparecerá una ventana para registrar los datos del nuevo proveedor.
Escogemos el tipo de identificación.
Ingresamos el número de identificación del nuevo proveedor.
Ingresamos el nombre del nuevo proveedor.
Seleccionamos el tipo de proveedor (Se selecciona del listado de los tipos de proveedores configurado anteriormente).
En la pestaña ubicación ingresamos la información principal del proveedor como: país, provincia, ciudad, dirección, teléfono1, teléfono2, celular, correo electrónico, sitio web, del nuevo proveedor.
- En la pestaña parámetros contables se definen las cuentas contables para “Cuentas por pagar proveedores” y “Anticipos a proveedor”.
- En la pestaña crédito definimos los días de crédito que va a otorgar al proveedor.
- En la pestaña Otros datos se define los datos tributarios del nuevo proveedor, se indica si el proveedor es agente de retención y/o contribuyente especial.
- Se define el tipo de personería, si el proveedor es una persona natural, sociedad privada, sociedad pública, o contribuyente RISE.
- En la pestaña Documentos: se definen el Tipo de documento, Número de autorización del SRI y Fecha de caducidad para los documentos emitidos por el proveedor.
- Verificamos que los datos ingresados estén correctos, y damos clic en GUARDAR.
Pasos para consultar y registrar Gastos y otros Egresos.
Paso 1: Ir al menú dinámico: Compras--> Configuración--> Gastos y otros Egresos
Paso 2: En esta opción el sistema permite crear o inactivar gastos y otros egresos que se encuentran en el listado.
También puede inactivar el gasto o egreso dando clic en el botón Inactivar.
Para registrar un nuevo gasto, debemos dar clic en el botón Nuevo gasto. Y aparecerá una ventana para registrar los datos del nuevo datos.
Paso 3: Al ingresar a la pantalla se presenta un listado de los gastos registrados, con su código, descripción, siglas, unidad y estado.
Para agregar un nuevo gasto debe dar clic en el botón Nuevo gasto y debe realizar el siguiente proceso:
- Ingresar la descripción del gasto u otro egreso.
- Ingresar o actualizar las siglas que hace referencia al nuevo gasto.
- De forma automática se crea el nuevo código interno para el gasto.
- En la pestaña parámetros contables: se deberá seleccionar la cuenta contable a la cual afectará este gasto /servicio.
- También tiene que definir qué código del SRI va a utilizar en Retenciones en la renta y en Retenciones en la Fuente, según el tipo de gasto que defina.
- Podrá agregar un comentario si es necesario.
- En la pestaña proveedores: En la definición de códigos de proveedor, se permitirá la inclusión de varios códigos de un mismo proveedor presionando el botón
, de forma que no es necesario modificar cada uno antes de ingresar la factura electrónica.
- Luego registramos el gasto dando clic en el botón GUARDAR.