Objetivo
- Vincular el código del proveedor en el producto.
- Gestionar y asociar el código del proveedor al ingresar la factura de compras.
- Crear nuevo producto y asignar la clasificación.
- Dominar el procedimiento para ingresar una factura de compras a través del archivo XML.
- Configurar el código del Gasto antes de grabar la factura.
- Configurar el código del proveedor en el producto.
- Reducir errores humanos al ingresar datos del productos, precios y cantidades, evitando inconsistencias contables y fiscales.
- Ahorrar tiempo, eliminando la necesidad de transcribir manualmente cada factura.
- Agilización de proceso contable, con la clasificación automática de gastos y la asignación a las cuentas contables.
- Tener la información en tiempo real para la toma de decisiones, para analizar costos, negociar con proveedores, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones estratégicas.
Nota: Para registrar el Código de Proveedor del Gasto, dar clic en el Link.
Nota: Para registrar el Código de Proveedor en el Producto, dar clic en el Link.
Instructivo cuando el Código de Proveedor No Configurado ó el Producto Existe y no tiene asignado el Código de Proveedor
Instructivo cuando el Código de Proveedor No Configurado ó el Producto No Existe y Creamos un Nuevo Producto
1) Diríjase al menú lateral izquierdo, al Módulo: Compras - 1 Compras - Factura Electrónicas - 2315.
ó diríjase al menú superior al Módulo: Compras - Documentos Electrónicos - Factura Compra.
2) Se apertura la pestaña con el nombre 2315 - Ingreso de Facturas Electrónicas.
3) Para Vincular Órdenes de Compra al cargar las facturas electrónicas (Desde la versión 1.07.00)
Para poder vincular una orden de compra al subir una factura electrónica, es necesario que en el XML que emita el proveedor se coloque el número de la orden de compra en el tag campoAdicional con el valor Aprobación:
<campoAdicional nombre="Aprobacion">OC-01</campoAdicional>
Lo que hará el sistema en el ejemplo es buscar una orden de compra con el secuencial OC-01 y si existe la marcará como facturada
4) En esta sección podrá cargar los archivos XML de las facturas de compras:
- Dar clic en el botón Seleccionar archivos. Escoger los archivos XML que desea leer.
- Dar clic en el botón Cargar archivos.
Nota: Puede descargar las facturas electrónicas con los archivos XML desde el SRI, Portal de Compras Disensa ó el Proveedor envía los XML.
5) Cada vez que de clic en el botón Cargar Archivos, va a leer el contenido de los archivos XML e indicar el estado de cada factura.
6) El cuadro de texto, detalla la siguiente información:
- Número de Facturas en Archivos Cargados: Es el número de documentos XML fueron cargados.
- Número de Facturas para Procesar: Es el número de documentos XML que no presentan novedad y que puede seleccionar el Sustento Tributario y Guardar la Factura.
- Número de Facturas No Procesadas: Es el número de documentos XML que presentan novedades y que debe revisar. En la parte inferior detalla la novedad y puede pegar en el bloc de notas el resumen. Si no tiene Código de Proveedor Configurado y el Producto Existe o el Producto No Existe, dar clic en el Link.
Nota: Para registrar el Código de Proveedor del Gasto, dar clic en el Link.
- Número de Facturas Ingresadas con Anterioridad: Es el número de documentos XML que ya se encuentran registrados en el sistema. Se detallan los números de facturas en la parte inferior.
7) Una vez realizado los pasos que indica la parte inferior "Código de Proveedor No Configurado ó el Producto Existe y no tiene asignado el Código de Proveedor" ó "Código de Proveedor No Configurado ó el Producto No Existe y Creamos un Nuevo Producto", seleccione los siguientes campos:
- Tarjeta de Crédito: Le permite seleccionar el pago con tarjeta de crédito ó pago con caja chica, en caso pague en efectivo dejar el casillero blanco.
- Sustento Tributario: Le permite seleccionar el sustento según el tipo de producto.
- Unidad de Compra: Permite visualizar la unidad de compra del producto. Para mayor información dar clic en el Link.
Nota: Luego de grabar la factura y si el costo sube, se abre una ventana informando cuales serán los nuevos precios de ventas en los diferentes niveles de precios activos. Para mayor información dar clic en el link.
Código de Proveedor No Configurado ó el Producto Existe y no tiene asignado el Código de Proveedor
1) En la pestaña Facturas a Revisar va a la sección Detalle de Documento, puede visualizar que producto no tiene configurado el Código de Proveedor en la columna Código Ítem. Dar clic en el botón Gestión Productos que se encuentran en la parte inferior derecha del formulario.
2) Se apertura la pestaña con el nombre Creación Masiva de Productos.
3) Seleccione el nombre del producto y luego dar clic en el botón Asignar Producto Existente.
4) Se apertura la pestaña con el nombre Buscador Producto. En la casilla en blanco del Producto EVA ERP, colocar el nombre del producto registrado en EVA al cual va asignar.
Nota: Para buscar el producto que contenga ciertas palabras, puede usar el signo %. Recuerde que debe asignar a todos los productos que reflejan
5) Luego de asignar los productos, dar clic en el botón Guardar, sino presenta novedad le refleja la siguiente mensaje Se han guardado con éxito los productos. Dar clic en el botón Aceptar.
6) Luego cerrar la ventana
7) Una vez configurado los códigos de proveedor, dar clic en el botón Cargar archivos, para que vuelva a leer las Facturas XML.
Código de Proveedor No Configurado ó el Producto No Existe y Creamos un Nuevo Producto
1) En la pestaña Facturas a Revisar va a la sección Detalle de Documento, puede visualizar que producto no tiene configurado el Código de Proveedor en la columna Código Ítem. Dar clic en el botón Gestión Productos que se encuentran en la parte inferior derecha del formulario.
2) Se apertura la pestaña con el nombre Creación Masiva de Productos.
3) En la siguiente ventana debe llenar los siguientes campos de los productos que no existen en EVA.
-Clasificación: Debe seleccionar la línea, categoría, tipo y clase a la cual pertenece el producto.
-Unidad: Seleccione la unidad de compra.
-Marca: Selecciona la marca del producto, sino existe la marca puede seleccionar Sin Marca.
Nota: En caso que el producto esté creado en EVA, debe Asignar Producto Existente como lo indica en la parte superior del artículo.
4) Luego de asignar los productos, dar clic en el botón Guardar, sino presenta novedad le refleja la siguiente mensaje Se han guardado con éxito los productos. Dar clic en el botón Aceptar.
5) Luego cerrar la ventana
6) Una vez configurado los códigos de proveedor, dar clic en el botón Cargar archivos, para que vuelva a leer las Facturas XML.
Ingreso de Factura Electrónica con Centro de Costo
Para mayor información dar clic en el Link.
Consultar Diario Contable de la Factura Electrónica con Centro de Costo
Para mayor información dar clic en el Link.