En este artículo se muestra como generar una factura: al contado y crédito, registrar clientes, actualizar cupos de créditos, registrar precio de productos, formas de cobro, impresión de facturas y comprobantes, despacho de productos y consulta de facturas emitidas.
Preguntas
- Cómo realizar las facturas en el módulo de ventas al contado?
- Cómo realizar las facturas en el módulo de ventas a Crédito?
- Cómo consultar las facturas ingresadas en el sistema?
- Aplicar descuento a los items que se encuentran en la factura.
- Aplicar recargo de precio a los items que se encuentran en la factura.
1.- Realizar una factura de venta desde el menú cinta superior
Paso 1: Para ingresar una factura en ventas dar clic en la opción: Ventas --> Factura
Paso 2: Registrar datos de factura de ventas a clientes.
La información a registrar es:
Datos generales:
- Tipo de venta: contado o crédito.
- Entregas: Son aquellas entregas que se están por facturar. Para entregas realizadas en contrato Obra.
- Documento de Preventa: (si los productos a facturar provienen de un contrato, cotización o pedido en línea previamente ingresadas). Puede revisar el artículo Cotizaciones en EVA ERP.
- Logistica: Le permite escoger donde el cliente va a recibir el producto que va a facturar : Retiro en local, Entrega Domicilio/Obra o Entrega Proveedor.
- Cliente
- Vendedor
- Obras
- Canal
-
Nivel de Precio: Le permite escoger el nivel de precio que desea cargar a los items que se encuentran ingresados, luego debe dar clic en el botón
Recalcular, para que apliquen los cambios.
- Peso (Kg): Suma la cantidad de peso se estan facturando.
- Volumen (m3): Suma la cantidad de volumen estan facturando.
-
% Adicional: Puede colocar la cantidad para realizar el descuento dando clic en el botón
o realizar el recargo dando clic en el botón
, a todos los items a facturar.
- Direccion Entrega: Es la dirección a donde se realizará la entrega de los productos.
Detalle de ítems:
- Mostrar sólo con Stock: Le permite realizar la búsqueda de productos solo con Stock.
- Puede buscar el producto por: Nombre, Código de Producto, Código de Proveedor o Código de Barra.
- Cantidad
- Unidad: Es la unidad de presentación de producto a vender.
- Precio Orig: Es el precio configurado para la venta, podrá modificar el precio original si cuenta con los permisos.
- Descuento: Es el porcentaje de descuento que le desea realizar con base al precio original, podrá modificar el precio original si cuenta con los permisos.
- Precio Desc:Es el precio calculado con el descuento realizado, podrá modificar el precio original si cuenta con los permisos.
- Subtotal
- Precio Con Iva
-
Stock
En la parte de abajo se muestra los productos ingresados - Código del producto: Muestra el código interno del producto.
- Descripción del producto
- Cantidad
- Unidad
- Precio original
- Descuento
- Precio de descuento
- Subtotal
- Total con Impuesto
Valores finales de la facturación (calculados por el sistema):
- Total descuento
- Subtotales gravado con IVA (5 - 8 - 15)
- Subtotal no gravado con IVA 0.
- Valor de ICE
- Valor de IVA
- Total de factura
Información de Dirección de Entrega (Logística)
Para el registro de nuevas direcciones o actualizaciones de direcciones, guiarse del siguiente artículo: Direcciones de Entrega
Paso 3: Para agregar los productos a la factura, escribir en el campo ítem el código o descripción del producto que su cliente solicita, se muestra un cuadro con los productos que cumplen la descripción escrita, luego ingrese la cantidad, como se resalta en la siguiente imagen. Puede ir agregando los productos a la facturación con el botón o presionando la tecla enter.
Paso 4: Si selecciona la factura al contado, a medida que se agreguen productos se colocará el total como forma de pago en efectivo. Si su cliente cancela con otra forma de pago diferente a efectivo, debe marcar el registro efectivo y presionar la tecla Suprimir o delete, y luego escoger la forma de pago correspondiente a la facturación: cheque, transferencia, depósitos, tarjeta de crédito o Bono prepago (Promociones Construmercado).
Finalmente, en la parte superior puede visualizar 3 botones:
Guardar: Facturar, posterior se abre un cuadro donde puede imprimir la factura, comprobantes contables y entrega de productos.
Limpiar: Borra todos los datos ingresados, para registrar nuevos datos en la facturación.
Cotizar: Permite registrar el documento como una cotización, posterior puede facturar.
Al presionar en el botón Guardar, se muestra un cuadro con las opciones de impresión de facturas, comprobantes y despacho de productos.
Impresión de Factura o comprobante electrónico:
Movimientos Contables
2. Realizar una factura a Crédito desde el menú cinta superior.
Paso 1: Para ingresar una factura en ventas clic en la opción: Ventas --> Factura
Para facturar a crédito, debe tener en consideración los siguientes puntos:
- No a consumidor final.
- Solo se puede emitir facturas a crédito a clientes registrados con cupo de crédito disponible.
- Escoge Crédito y luego En el botón
, puede validar los datos crediticios del cliente.
Paso 2: En esta pantalla, podrá modificar el cupo de crédito del cliente.
En los datos de crédito del cliente: Podrá asignar el cupo de crédito al cliente, luego da clic en el botón Actualizar Cupo Crédito del Cliente.
Le aparece la ventana indicando que se actualizó el cupo de crédito, debe dar clic en el botón Aceptar.
Nota: Si desea modificar los días de crédito, solo serán para la factura que genere en ese momento.
En ese caso, en la sección de Datos de crédito del documento, puede colocar la cantidad de días y luego dar clic en el botón Guardar.
Luego se le va a cerrar la ventana para que pueda facturar
Paso 3: Una vez modificado el cupo de crédito, realizar la respectiva facturación.
Al presionar en el botón Guardar, se muestra un cuadro con las opciones de impresión de facturas, comprobantes y despacho de productos.
Factura
Movimientos Contables
3. Cómo verificar facturas registradas en el sistema
Para consultar facturas en el sistema, desde el menú dinámico.
Paso 1: Ingresar en: Ventas -> Ventas -> Facturas - 1415
ó desde el menú superior, en Ventas - Consultas - Factura
Paso 2: En esta pantalla, se muestra todas las facturas realizadas, tenemos la opción de realizar nueva factura, editar, refrescar e imprimir.
4. Cómo realizar descuentos o recargos a todos los productos en la factura?
Le permite realizar el descuentos o recargos a todos los productos que tengan cargados en la factura de la siguiente manera.
Desde el menú superior ingresa a Ventas - Factura.
En la sección de % Adicional, le permite colocar la cantidad del porcentaje que desea otorgar el descuento o aplicar un recargo a los productos.
Paso 1.- Si desea aplicar el descuento o recargos en productos en la factura, primero debe de considerar que el usuario tenga los siguientes permisos.
En el menú superior en Seguridad - Usuario.
Selecciona al usuario, presiona el botón Editar y se dirige a la pestaña Datos de seguridad.
Da clic en el botón Guardar, y para actualizar el permiso en el usuario, el Usuario debe salir y volver a ingresar a EVA.
Paso 2.- Ingresa al menú superior en Ventas - Factura. Llena los datos del cliente e ingresa los productos que desea vender al cliente.
Opción 1.- Para aplicar descuento a los productos que se encuentran en la factura, debe dirigirse a la sección % Adicional, colocar la cantidad de descuento y luego dar clic en el botón , como muestra en la imagen.
Aparece un mensaje para confirmar el descuento que se va aplicar, da clic en el botón Sí.
Aparece una segunda venta, confirmando que sí se aplicó el descuento, de clic en el botón Aceptar.
Luego podrá observar en la factura los siguientes campos:
1.- Columna descuento, presenta el porcentaje del descuento aplicado y columna Precio descuento, presenta el precio de los productos con el descuento aplicado.
2.- Total descuento, presenta el total del descuento realizado en la factura.
3.- Muestra el ahorro realizado en el total de la factura.
Siguiente paso es dar clic en el botón Guardar, para generar la factura.
Factura
Movimiento Contable
Opción 2.- Para aplicar recargo a los productos que se encuentran en la factura, debe dirigirse a la sección % Adicional, colocar la cantidad de recargo y luego dar clic en el botón , como muestra en la imagen.
Aparece un mensaje para confirmar el recargo que se va aplicar, da clic en el botón Sí.
Aparece una segunda venta, confirmando que sí se aplicó el recargo, de clic en el botón Aceptar.
Luego podrá observar en la factura los siguientes campos:
1.- Columna Precio Original, presenta el precio incluyendo el recargo.
2.- Columna Precio descuento, presenta el precio incluyendo el recargo.
Siguiente paso es dar clic en el botón Guardar, para generar la factura.
Opción 3.- Si desea eliminar el descuento o recargo, debe dar clic en el botón , para recalcular los precios de los productos, según el nivel de precio que tenga asignado.
Siguiente paso es dar clic en el botón Guardar, para generar la factura.
En caso, tenga configurado Centro de Costos, revise la siguiente información!!
Ingreso de Factura de Ventas con Centro de Costos
Desde el menú superior, ingrese a Ventas - Factura.
Se apertura una nueva ventana con el nombre 1415 - Facturación Electrónica.
Para registrar una nueva factura, siga los siguientes pasos:
Datos generales:
- Centro de Costos: Para asignación de Centro de Costos a las cuentas contables de la transacción, añada un Centro de Costos a la factura.
- Tipo de venta: contado o crédito.
- Entregas: Son aquellas entregas que se están por facturar. Para entregas realizadas en contrato Obra.
- Documento de Preventa: (si los productos a facturar provienen de un contrato, cotización o pedido en línea previamente ingresadas). Puede revisar el artículo Cotizaciones en EVA ERP.
- Logistica: Le permite escoger donde el cliente va a recibir el producto que va a facturar : Retiro en local, Entrega Domicilio/Obra o Entrega Proveedor.
- Cliente
- Vendedor
- Obras
- Canal
-
Nivel de Precio: Le permite escoger el nivel de precio que desea cargar a los items que se encuentran ingresados, luego debe dar clic en el botón
- Peso (Kg): Suma la cantidad de peso se estan facturando.
- Volumen (m3): Suma la cantidad de volumen estan facturando.
-
% Adicional: Puede colocar la cantidad para realizar el descuento dando clic en el botón
- Direccion Entrega: Es la dirección a donde se realizará la entrega de los productos.
Detalle de ítems:
- Mostrar sólo con Stock: Le permite realizar la búsqueda de productos solo con Stock.
- Puede buscar el producto por: Nombre, Código de Producto, Código de Proveedor o Código de Barra.
- Cantidad
- Unidad: Es la unidad de presentación de producto a vender.
- Precio Orig: Es el precio configurado para la venta, podrá modificar el precio original si cuenta con los permisos.
- Descuento: Es el porcentaje de descuento que le desea realizar con base al precio original, podrá modificar el precio original si cuenta con los permisos.
- Precio Desc:Es el precio calculado con el descuento realizado, podrá modificar el precio original si cuenta con los permisos.
- Subtotal
- Precio Con Iva
-
Stock
En la parte de abajo se muestra los productos ingresados - Código del producto: Muestra el código interno del producto.
- Descripción del producto
- Cantidad
- Unidad
- Precio original
- Descuento
- Precio de descuento
- Subtotal
- Total con Impuesto
Valores finales de la facturación (calculados por el sistema):
- Total descuento
- Subtotales gravado con IVA (5 - 8 - 15)
- Subtotal no gravado con IVA 0.
- Valor de ICE
- Valor de IVA
- Total de factura
Información de Dirección de Entrega (Logística)
Para el registro de nuevas direcciones o actualizaciones de direcciones, guiarse del siguiente artículo: Direcciones de Entrega
Para agregar los productos a la factura, escribir en el campo ítem el código o descripción del producto que su cliente solicita, se muestra un cuadro con los productos que cumplen la descripción escrita, luego ingrese la cantidad, como se resalta en la siguiente imagen. Puede ir agregando los productos a la facturación con el botón o presionando la tecla enter.
Si selecciona la factura al contado, a medida que se agreguen productos se colocará el total como forma de pago en efectivo. Si su cliente cancela con otra forma de pago diferente a efectivo, debe marcar el registro efectivo y presionar la tecla Suprimir o delete, y luego escoger la forma de pago correspondiente a la facturación: cheque, transferencia, depósitos, tarjeta de crédito o Bono prepago (Promociones Construmercado).
Posteriormente, para asignación de Centro de Costos a las cuentas contables de la transacción de la venta, añada un Centro de Costos a la factura.
Finalmente, en la parte superior puede visualizar 3 botones:
Guardar: Facturar, posterior se abre un cuadro donde puede imprimir la factura, comprobantes contables y entrega de productos.
Limpiar: Borra todos los datos ingresados, para registrar nuevos datos en la facturación.
Cotizar: Permite registrar el documento como una cotización, posterior puede facturar.
Al presionar en el botón Guardar, se muestra un cuadro con las opciones de impresión de facturas, comprobantes y despacho de productos.
Impresión de la factura o comprobante electrónico:
Se verifica los movimientos contables de la transacción con Centro de Costos.
2. Realizar una factura a Crédito desde el menú cinta superior.
Paso 1: Para ingresar una factura en ventas clic en la opción: Ventas --> Factura
Para facturar a crédito, debe tener en consideración los siguientes puntos:
- No a consumidor final.
- Solo se puede emitir facturas a crédito a clientes registrados con cupo de crédito disponible.
- Escoge Crédito y luego En el botón
Paso 2: En esta pantalla, podrá modificar el cupo de crédito del cliente.
En los datos de crédito del cliente: Podrá asignar el cupo de crédito al cliente, luego da clic en el botón Actualizar Cupo Crédito del Cliente.
Le aparece la ventana indicando que se actualizó el cupo de crédito, debe dar clic en el botón Aceptar.
Nota: Si desea modificar los días de crédito, solo serán para la factura que genere en ese momento.
En ese caso, en la sección de Datos de crédito del documento, puede colocar la cantidad de días y luego dar clic en el botón Guardar.
Luego se le va a cerrar la ventana para que pueda facturar
Paso 3: Una vez modificado el cupo de crédito, realizar la respectiva facturación.
Al presionar en el botón Guardar, se muestra un cuadro con las opciones de impresión de facturas, comprobantes y despacho de productos.
Factura
Movimientos Contables
Se verifica los movimientos contables con asignación de Centro de Costos en la transacción.
3. Cómo verificar facturas registradas en el sistema
Para consultar facturas en el sistema, desde el menú dinámico.
Paso 1: Ingresar en: Ventas -> Ventas -> Facturas - 1415
ó desde el menú superior, en Ventas - Consultas - Factura
Paso 2: En esta pantalla, se muestra todas las facturas realizadas, tenemos la opción de realizar nueva factura, editar, refrescar e imprimir.