Cuadre de caja
En este artículo aprenderá:
- Realizar el cuadre de caja
- En este proceso podrá visualizar el resumen de movimiento de efectivo, cheque y T/C, ventas de contado, crédito
El cuadre de caja lo realiza por usuario en la caja que tenga asignada, esto quiere decir que al cuadrar caja solo podrá observar o visualizar la información correspondiente a sus transacciones como usuario. Solo el usuario administrador podrá visualizar o revisar la información de todos.
Ingreso mediante el menú cinta o superior:
En el menú de cinta superior se dirige al módulo de Tesorería, escoge el icono de Gestión de Caja, luego la opción Cuadre de Caja.
Ingreso mediante el menú dinámico o lateral:
En el menú lateral izquierdo se dirige al módulo de Tesorería, escoge la categoría 1 Gestión de Caja subnivel Cuadre de Caja - 5405.
Una vez seleccionado la opción Cuadre de caja se muestra una nueva ventana Listado de cuadres de caja.
Se muestra el listado de cuadres de caja realizados con los nombres de los usuarios que han realizado los cuadres de caja, de forma predeterminada se encuentra habilitado la opción de incluir rango de fechas en la búsqueda, puede realizar la búsqueda de cuadre de caja por Usuario o Num. Cuadre.
Para registrar un nuevo cuadre de caja debe de presionar el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior.
A continuación se muestra la ventana 5405 - Cuadre de Caja, donde debe seleccionar la fecha corte para el cuadre de caja y luego clic en consultar.
Seleccione la fecha corte para el realizar el cuadre de caja, luego presionar el botón Consultar.
Se brinda una breve explicación por cada campo de la pantalla
Fecha de Cuadre: Fecha en que va a realizar el cuadre de caja.
Responsable: Es el nombre de usuario que está realizando el cuadre.
Comentario: Podrá colocar alguna observación que haya tenido durante la jornada de facturación, antes que realice el cierre de caja.
En la parte inferior se agrupan la información en dos secciones:
- Desglose de Transacciones
- Datos Informativos
En la sección del desglose aparecerá las transacciones que ha realizado el usuario en la caja.
1.- Valor inicial: Se coloca el saldo inicial con el que apertura la caja que va a facturar.
2.- Ingresos en efectivo
Podrá dar clic en el botón Ver detalle, para que pueda conocer las transacciones a las que pertenece el ingreso en efectivo
3.- Egresos en efectivo
4.- Total en efectivo: Corresponde a una operación matemática, donde se suma el valor inicial en caja + ingresos en efectivo - Egresos en efectivo.
Arqueo de Caja: Opcional, para realizar el conteo de dinero en base a las denominaciones que se obtenga al contar el dinero en efectivo.
El valor total debe ser igual al total en efectivo.
5.- Ingreso en cheque: Detalle los cheque que fueron ingresados. Para ver el detalle de los cheque, debe de dar clic en el botón Ver detalle.
Postfechado: Contabiliza el número de cheques que fueron posfechados.
6.- Ingresos en tarjetas de crédito: Podrá visualizar el valor total ingresado en tarjetas de créditos, Para ver el detalle de las tarjetas de créditos que fueron ingresados, debe dar clic en el botón Ver Detalle.
7.- Ingresos en depósitos: Corresponde a los valores depositados en el banco. Podrá ver el detalle dando clic en el botón Ver detalle.
8.- Ingresos por transferencias bancarias: Refleja los valor que son depositados a través de transferencias bancarias, podrá ver el detalle de las transferencias dando clic en el botón ver detalle.
9.- Retenciones recibidas: Refleja las retenciones que fueron realizadas, podrá ver el detalle de las retenciones que fueron realizadas dando clic en el botón ver detalle.
10.- Cobros de ventas en anticipos: Son los valores de anticipos de clientes, podrá ver el detalle de valores de anticipos dando clic en el botón ver detalle.
11.- Ingresos en otras formas de pago: Son valores que son recaudados con formas de pago personalizadas con afectación contable y no al flujo de efectivo.
En la sección de Datos informativos, encontrará los siguientes campos:
12.- Cheques Postfechados: Cheques recibidos no cobrados.
13.- Ventas a Crédito: Sumatoria total de las facturas a crédito generadas por el usuario, caja escogidas en la parte superior.
14.- Ventas a Contado: Sumatoria total de las facturas de contado generadas por el usuario, caja escogidas en la parte superior.
15.- Fecha primera factura: Fecha y hora de la primera factura generada generada por el usuario, caja
escogidas en la parte superior.
16.- Fecha última factura: Fecha y hora de la última factura generada generada por el usuario, caja escogidas en la parte superior.
Mejora en el Detalle de Ventas a Crédito y Contado para el Cuadre de Caja
Con el objetivo de proporcionar una experiencia más personalizada y eficiente en el proceso de cuadre de caja, hemos implementado una mejora significativa en el detalle de ventas, específicamente para transacciones a crédito y contado.
A partir de la versión 1.27.00, solo se mostrarán las transacciones relacionadas con el usuario que está realizando el cuadre de caja. Esta optimización busca simplificar el proceso, brindando una visión más clara y concisa de las operaciones realizadas por el usuario en cuestión.
Esta mejora no solo agiliza el procedimiento de cuadre, sino que también garantiza la privacidad y seguridad de las transacciones al limitar la visualización únicamente a las operaciones asociadas con la cuenta del usuario activo.
Posterior a revisar el detalle de información de clic en el botón Guardar o de clic en el botón Regresar para cancelar y realizar el cuadre posteriormente.
Luego de guardar el cuadre de caja, aparece el respectivo reporte con los valores ingresados.
Siguiente paso Cierre de caja
Configuración de cuadre de caja para registro diario por usuario
A partir de la versión 1.15.00, se pone a disposición un bloqueo de seguridad con la finalidad de poner como obligatorio la realización del cuadre de caja del día o corte anterior para que pueda acceder al sistema y continuar usando.
Esto quiere decir que si un usuario no registra el cuadre de caja al finalizar la jornada, en su acceso del día siguiente lo primero que se mostrará antes de acceder al sistema es la opción para que realice el cuadre de caja.
Esto lo puede configurar en el menú lateral izquierdo:
General y configuración - 1 Configuración del negocio - Parámetros Generales - Pestaña Tesorería - Marcando con un visto la opción de bloquear sistema si el usuario tiene transacciones no incluidas en un cuadre - Guardar.
Realizado los cambios, todos deben salir del sistema y volver a ingresar.
Si el usuario no ha realizado el cuadre de caja, luego de realizar el login de acceso se muestra la ventana correspondiente a la realización del cuadre de caja:
Con el siguiente mensaje: Existen XXX transacciones no incluidas en un cuadre de caja.Revisar
Procede a seleccionar su fecha de corte y caja, clic en el botón consultar:
Finalmente Guarda su cuadre de caja, previa verificación de las transacciones:
Posterior, procede a ingresar al sistema normalmente.